С переводом изображения на бумаге в электронный вид знакомы многие. Лист А4 укладывается в планшетный сканер, запускается программа, после пары минут жужжания привода выбирается опция «сохранить как…» — картинка в файле формата jpeg уже на диске. Можно и распечатать, выполнив функцию копира.
Очевидно, что для перехода на полный электронный документооборот оцифровать таким образом весь бумажный архив на предприятии проблематично. А ведь его внедрение становится жизненно необходимым. Дело не только в очевидном удобстве работы с документами на компьютере или в экономии площадей, но и в современных требованиях предоставления отчетности в госорганы в электронном виде. Особенно большой эффект от перевода документов в «цифру» получают организации, имеющие распределённую или филиальную сеть с сотрудниками, находящимися в разных местах.
Потребность именно в профессиональном сканировании архивов обусловлена следующими причинами:
- использование специализированного оборудования позволяет осуществлять так называемое потоковое сканирование, то есть возможность оцифровки значительных объёмов документации в кратчайшие сроки и с высоким качеством. Кроме того, эта техника работает с документами больших форматов, то есть А3, А2, А1, а ввод документов осуществляется в автоматическом режиме;
- эта услуга обеспечивает не только перевод документов в файлы многостраничных форматов (tif, pdf), но и ввод полученных данных в популярные информационные системы автоматизации документооборота. Более того, к примеру, сканирование в 1с предполагает возможность распознавания изображений.
Особенностью нашей работы является использование отработанной технологии создания электронных архивов. Оборудование для сканирования – только профессиональное и специализированное, то есть промышленного класса. Сама операция производится с повышенным уровнем контроля достоверности перевода. Ведь, например, ошибки при сканировании анкет и коммерческих документов и при классификации в базе данных просто недопустимы.
Если у Заказчика отсутствует система электронного документооборота, то наши специалисты помогут её внедрить. Таким образом, что весь массив имеющейся электронной (в том числе в виде «картинок») и отсканированной с нашей помощью документации будет единым и гармоничным целым.