Делопроизводство любой организации должно строго подчиняться имеющемуся законодательству. В соответствии с ним любой документ, использование которого прекратилось более одного года назад, подлежит передаче на долговременное хранение. Для этих целей создается архив, который позволит оптимизировать объемы документации.
Роль описи в архивном деле
Передача документов, договоров или актов на хранение сопровождается рядом сложностей и требует определенных навыков и умений. Значительное место в этом процессе занимает проведение описи, представляющей собой справочный каталог, который раскрывает содержание и помогает структурировать документацию. От грамотности и правильности ее составления зависит вся дальнейшая работа архива. Именно она позволит сохранить, а в будущем быстро и без труда найти нужный документ и извлечь его.
Некорректное проведение подобных работ может повлечь за собой штрафные санкции со стороны служб, проводящих периодические проверки, а также значительно снизить эффективность деятельности компании. Поэтому при составлении описи надо проявлять внимательность и точность.
Особенности составления описи
Проведение описи лучше всего доверить специалистам, имеющим определенные знания и соответствующий опыт. Осуществление подобных работ имеет свои тонкости и нюансы, с которыми порой не под силу справиться штатному делопроизводителю. Например, следует разделять опись документов по личному составу, временному и постоянному хранению. Каждая из них составляется в индивидуальном порядке и в соответствии с установленными образцами.
Главное преимущество описи состоит в том, что она упрощает поиск документации, упрощает доступ к ней и позволяет каждому сотруднику без особых проблем ориентироваться в большом количестве информации. Еще одним безусловным достоинством является сведение к минимуму риска потери документов.
Наша компания предлагает профессиональные услуги по составлению описи. Специалисты проведут необходимые работы в сжатые сроки. Мы гарантируем точность и грамотность, а также соблюдение всех необходимых стандартов и нормативов. Сотрудники проведут комплексную организацию архива и наладят его работу в независимости от его размеров и объемов. Он станет ценным ресурсом, который позволит эффективно решать возникающие вопросы и задачи фирмы или предприятия.